Dokumentation von Geschäftsvorfällen

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Im schnellebigen IT-Computerzeitalter wird auf die aktuelle Datensicherheit großer Wert gelegt, die langfristige Dokumentation andererseits oft sträflich vernachlässigt. Um die rechtlichen Anforderungen an eine Dokumentation von Geschäftsvorfällen darf man sich jedoch nicht erst kümmern, wenn es zum Rechtsstreit oder zum Gewährleistungsfall kommt.

Vorschriften über die jeweiligen Dokumentationspflichten finden sich in allen rechtlichen Bereichen des Unternehmens. Ein spezielles Recht über die Dokumentation im IT-Bereich gibt es nur vereinzelt. Zumeist finden die allgemeinen Vorschriften, übertragen auch auf den IT-Bereich, Anwendung.
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Die Erforderlichkeit der schlüssigen Dokumentation beginnt beim Angebot, beinhaltet den Vertragsschluss sowie die Vereinbarung Allgemeiner Geschäftsbedingungen und endet nicht zuletzt bei den detaillierten Berichten über durchzuführende Tätigkeiten für oder bei Kunden. Abgangs- und Eingangsnachweise sind auch im IT-Bereich nicht zu ersetzende Mittel zur Durchsetzung der Ansprüche einerseits und zur Abwehr unberechtigter Forderungen andererseits.

Rechnungen werden vom Finanzamt derzeit nur anerkannt, wenn diese auf Papier versandt wurden. Ein e-mail-Versand reicht noch nicht aus. Spezielle Dokumentationspflichten existieren weiterhin beispielsweise für die Zertifizierungsstellen der elektronischen Signaturen und werden vertraglich beispielsweise von Trusted-Shop, einem Online-Geschäftsversicherer, gefordert.

Die Rechtsprechung geht inzwischen in Teilbereichen dazu über, beispielsweise von der Richtigkeit der Rechnungen von Telefonunternehmen auszugehen, sofern der Schuldner der Rechnung nicht konkrete Anhaltspunkte für eine Störung im technischen Ablauf der Kostenerfassung vorbringt. Daher ist nicht nur die Dokumentation der Funktionstüchtigkeit der Computeranlage, sondern vielmehr auch der Störfälle und deren Beseitigung wichtig.

Juristische Berater unterstützen den Unternehmer bei der Entscheidung zur richtigen Dokumentation und halten ihn über die neuesten Entwicklungen der Gesetzgebung und der Rechtsprechung auf dem Laufenden, um dem Unternehmer zu ermöglichen, stets den jeweiligen rechtlichen Anforderungen gerecht werden zu können.